Để đạt được mục tiêu hiệu quả kinh tế trong đấu thầu thì việc đơn giản hóa thủ tục hành chính (TTHC) trong đấu thầu được xem là một khâu đột phá và cần thiết. Điều này không chỉ có ý nghĩa đối với các bên trong đấu thầu mà còn đem lại hiệu quả kinh tế cho doanh nghiệp - nơi mà thủ tục trong công tác đấu thầu cần nhanh, đơn giản và thuận lợi.                                                         
Ngày 4/10/2011, Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư (KH&ĐT) có Quyết định số 1512/QĐ-BKHĐT về việc công bố TTHC sửa đổi, bổ sung thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ KH&ĐT, trong đó danh mục TTHC thuộc lĩnh vực đấu thầu bao gồm 25 TTHC sửa đổi và 3 TTHC bổ sung. Như vậy, số lượng TTHC thuộc lĩnh vực đấu thầu tuy chưa thể khẳng định là nhiều nhưng cũng là con số đáng kể, đòi hỏi cơ quan làm chính sách cần cắt giảm TTHC để góp phần cải cách TTHC trong đấu thầu. Bên cạnh đó, việc rút ngắn thời gian thực hiện hoặc thay đổi phương thức, hình thức lựa chọn nhà thầu cũng là một trong các biện pháp đơn giản hóa TTHC. Do đó, bài toán đơn giản hóa TTHC trong đấu thầu cần được giải dựa trên các cơ sở sau: 

Thứ nhất, các bước trong quá trình tổ chức lựa chọn nhà thầu cần được xem xét để lược bỏ, rút ngắn hơn.

Cụ thể, về thẩm định trong đấu thầu, khoản 1 Điều 2 Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các luật liên quan đến đầu tư xây dựng cơ bản số 38/2009/QH12 quy định, thẩm định đấu thầu là việc kiểm tra, đánh giá của cơ quan, tổ chức có chức năng thẩm định về kế hoạch đấu thầu, hồ sơ mời thầu (HSMT) và kết quả lựa chọn nhà thầu để làm cơ sở cho người có thẩm quyền hoặc chủ đầu tư xem xét, quyết định theo quy định của luật này. Trong đó, việc thẩm định hồ sơ yêu cầu (HSYC), thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu đối với gói thầu áp dụng hình thức chỉ định thầu rút gọn, chào hàng cạnh tranh, tự thực hiện, mua sắm trực tiếp, lựa chọn tư vấn cá nhân cũng phải tuân thủ quy định về thẩm định nêu trên.

Thực tế, đối với các gói thầu có giá trị nhỏ thì việc thẩm định HSMT, HSYC và kết quả lựa chọn nhà thầu trong nhiều trường hợp là không cần thiết. Do đó, đối với các gói thầu quy mô nhỏ cần quy trình đơn giản hơn. Theo đó, quy định cần được mở theo hướng căn cứ vào tính chất, yêu cầu của gói thầu, chủ đầu tư xem xét, quyết định việc thẩm định trong đấu thầu với các gói thầu này.

Bên cạnh đó, cần lược bỏ thủ tục phê duyệt danh sách nhà thầu đạt yêu cầu về mặt kỹ thuật và danh sách xếp hạng nhà thầu. Khoản 4 Điều 61 Luật Đấu thầu quy định, chủ đầu tư chịu trách nhiệm phê duyệt danh sách nhà thầu đạt yêu cầu về mặt kỹ thuật và danh sách xếp hạng nhà thầu. Tuy nhiên, theo phản ánh của các địa phương kết hợp với tổng hợp ý kiến trong quá trình rà soát sửa đổi toàn diện Luật Đấu thầu thì đối với các gói thầu có quy mô nhỏ, việc áp dụng thủ tục phê duyệt danh sách nhà thầu đạt yêu cầu về mặt kỹ thuật và danh sách xếp hạng nhà thầu là không cần thiết, dẫn đến kéo dài thời gian trong đấu thầu. Vì vậy, cần nghiên cứu theo hướng đề xuất bỏ thủ tục phê duyệt danh sách nhà thầu đạt yêu cầu về mặt kỹ thuật và danh sách xếp hạng nhà thầu trong quy trình đấu thầu đối với các gói thầu quy mô nhỏ.

Tiếp đến là rút ngắn thời gian trong đấu thầu. Thời gian trong đấu thầu được quy định tại Điều 31 Luật Đấu thầu và Điều 8 Nghị định 85/2009/NĐ-CP. Đây là quy định chung đối với tất cả các gói thầu, không phân biệt hạn mức, quy mô cũng như tính chất, yêu cầu của gói thầu. Theo phản ánh của các doanh nghiệp, địa phương cũng như kết hợp với tổng hợp ý kiến từ quá trình rà soát sửa đổi toàn diện Luật Đấu thầu thì nhiều đơn vị đề nghị, đối với các gói thầu quy mô nhỏ cần được rút ngắn hơn thời gian trong đấu thầu.  

Thứ hai, thực tế đang ngày càng đòi hỏi những phương thức đấu thầu mới mang tính cải cách, mới mẻ. Hướng đi mới trong đòi hỏi này chính là tăng cường áp dụng đấu thầu qua mạng. Đấu thầu qua mạng là phương thức mới, phù hợp với xu thế mở cửa và hội nhập quốc tế hiện nay. Đấu thầu truyền thống hiện nay còn mang tính “thủ công” và có nhiều thủ tục mà bên mời thầu, chủ đầu tư phải thực hiện, dẫn đến kéo dài thời gian trong đấu thầu. Đấu thầu qua mạng thì ngược lại, đó là ưu thế của thời đại công nghệ thông tin, có nhiều ưu điểm vượt trội. Hệ thống đấu thầu điện tử có thể tự động hóa các quy trình đấu thầu bắt buộc, do đó cả bên mời thầu và nhà thầu không thể can thiệp hay làm thay đổi được các quy trình đấu thầu trực tuyến, mọi thông tin, dữ liệu về hoạt động đấu thầu được thu thập tự động. Đặc biệt, đối với các chủ đầu tư nghiêm túc, muốn chọn nhà thầu đem lại hiệu quả kinh tế thật sự cho gói thầu thì càng có ý nghĩa quan trọng hơn. Và đấu thầu qua mạng được coi là một lựa chọn hữu dụng trong trường hợp này.

Khi mà đấu thầu qua mạng đang phát triển, đòi hỏi có sự đồng bộ giữa các Bộ, ngành, điều kiện năng lực, cơ sở hạ tầng của chủ đầu tư thì song song với việc thúc đẩy áp dụng hình thức này là việc cần thiết phải tập trung áp dụng một hình thức lựa chọn nhà thầu mang tính cạnh tranh, hiệu quả nhất.

Thứ ba là thay đổi hình thức lựa chọn nhà thầu. Pháp luật đấu thầu hiện hành quy định có 7 hình thức lựa chọn nhà thầu bao gồm: đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, chỉ định thầu, chào hàng cạnh tranh, mua sắm trực tiếp, tự thực hiện, lựa chọn nhà thầu trong trường hợp đặc biệt. Trong đó, hai trong 7 hình thức được cho là mang tính cạnh tranh nhất chính là đấu thầu rộng rãi và chào hàng cạnh tranh và hai hình thức này cần được khuyến khích áp dụng. Tuy nhiên, nếu như áp dụng hình thức đấu thầu rộng rãi không yêu cầu điều kiện gì thì việc áp dụng hình thức chào hàng cạnh tranh lại bị giới hạn bởi điều kiện.

Theo phản ánh của Tập đoàn Điện lực Việt Nam, nơi mà công tác lựa chọn nhà thầu được diễn ra thường xuyên, liên tục thì một trong những hình thức đấu thầu cạnh tranh cần được khuyến khích là chào hàng cạnh tranh trong mua sắm hàng hóa. Theo quy định tại Điều 22 Luật Đấu thầu, hình thức chào hàng cạnh tranh được áp dụng đối với nội dung mua sắm là những hàng hóa thông dụng, sẵn có trên thị trường với đặc tính kỹ thuật được tiêu chuẩn hóa và tương đương nhau về chất lượng và có giá gói thầu dưới 2 tỷ đồng. 

Trong thực tiễn, đối với những công trình xây lắp đơn giản có giá trị nhỏ, có quy cách kỹ thuật chuẩn, việc áp dụng chào hàng cạnh tranh trong trường hợp này là rất phù hợp hoặc đối với các hàng hóa thông dụng, sẵn có, đáp ứng đủ điều kiện về nội dung mua sắm được áp dụng chào hàng cạnh tranh nhưng đều gặp trở ngại vì hàng rào hạn mức giá gói thầu và loại gói thầu. Vậy có nên chăng quy định về chào hàng cạnh tranh cần được mở hơn theo hướng không giới hạn hạn mức giá gói thầu và áp dụng đối với gói thầu xây lắp đơn giản có quy mô nhỏ, kỹ thuật chuẩn.

Quy trình trong chào hàng cạnh tranh được đơn giản và rút ngắn thời gian hơn so với quy trình đấu thầu rộng rãi hoặc hạn chế. Cụ thể, nếu như đấu thầu rộng rãi trong nước yêu cầu thời gian thông báo mời thầu tối thiểu là 10 ngày trước khi phát hành HSMT, thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu tối thiểu là 15 ngày đối với đấu thầu trong nước thì trong chào hàng cạnh tranh được phát hành HSYC kể từ ngày đầu tiên đăng tải thông báo mời chào hàng, thời gian chuẩn bị HSYC tối thiểu là 5 ngày. Như vậy, nếu quy định về chào hàng cạnh tranh được mở ra sẽ giúp chủ đầu tư, bên mời thầu tiết kiệm thời gian trong đấu thầu.

Thứ tư là tách riêng quy trình đấu thầu giữa gói thầu thông thường và gói thầu cho cấp xã, phường. Năm 2011, Cục Quản lý đấu thầu (Bộ KH&ĐT) đã có đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ về “Quy trình đấu thầu hiệu quả cấp xã, phường”. Qua nghiên cứu từ thực tiễn, việc áp dụng các quy định của pháp luật đấu thầu hiện hành nhiều khi không phù hợp đối với cấp xã, phường. Chẳng hạn, quy trình, thủ tục tổ chức đấu thầu còn phức tạp, khó áp dụng do các gói thầu ở cấp xã, phường thường vốn có giá trị nhỏ, tính chất công việc đơn giản, số lượng nhà thầu quan tâm đến gói thầu lại hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm đấu thầu ít, đặc biệt năng lực của các cán bộ phụ trách công tác đấu thầu còn yếu. Ngoài ra, sự tham gia của cộng đồng dân cư vào hoạt động đấu thầu chưa được áp dụng rộng rãi cũng như vai trò giám sát cộng đồng theo quy định tại Luật Đấu thầu chưa phát huy hiệu quả đúng mức.

Vì vậy, việc xây dựng một quy trình lựa chọn nhà thầu phù hợp, dễ áp dụng ở cấp xã, phường đồng thời có tính hiệu quả và bền vững để từ đó huy động sự tham gia của cộng đồng vào hoạt động đấu thầu trong các dự án ở cấp xã, phường là thực sự cần thiết và hữu ích. Đây cũng là một phần công việc trong quá trình đơn giản hóa TTHC và trong tiến trình sửa đổi Luật Đấu thầu nhằm tăng cường hiệu quả của hoạt động mua sắm công, phát huy vai trò của cộng đồng dân cư địa phương, tạo việc làm cho người dân và từng bước hiện đại hóa hạ tầng kinh tế - xã hội ở địa phương.

Thứ năm là tiếp tục mẫu hóa các tài liệu đấu thầu. Trong năm 2010 và 2011, Bộ KH&ĐT đã có 16 Thông tư ban hành mẫu tài liệu đấu thầu như mẫu hồ sơ mời sơ tuyển đối với gói thầu xây lắp; mẫu HSMT, mẫu báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu, mẫu báo cáo thẩm định kết quả đấu thầu... 

Theo đó, về cơ bản, khung pháp lý hướng dẫn chi tiết thực hiện pháp luật về lựa chọn nhà thầu đã được mẫu hóa và ban hành. Tuy nhiên, để tiếp tục hoàn thiện hệ thống pháp luật về đấu thầu, tạo điều kiện thuận lợi cho các bên tham gia hoạt động đấu thầu tuân thủ quy định của pháp luật, góp phần hạn chế TTHC trong đấu thầu thì trong thời gian tới Bộ KH&ĐT và các cơ quan quản lý ngành sẽ tiếp tục ban hành các chính sách chung về đấu thầu cũng như các chính sách về đấu thầu trong từng ngành, lĩnh vực cụ thể. 

Trong năm 2012, Bộ Y tế đang xây dựng Dự thảo Thông tư hướng dẫn lập HSMT mua thuốc trong các cơ sở y tế công lập dựa trên cơ sở mẫu HSMT được Bộ KH&ĐT ban hành. Đây là một bước tiến trong công tác đấu thầu của ngành dược. Thiết nghĩ, một số ngành đặc thù như giao thông, thủy lợi… cũng cần nghiên cứu để hoàn thiện hơn nữa mẫu tài liệu về đấu thầu, tăng cường hiệu quả trong việc thực thi pháp luật về đấu thầu.

Như vậy, đơn giản hóa thủ tục trong quá trình đấu thầu là rất cần thiết, nhất là đối với các chủ đầu tư là các doanh nghiệp thì thời gian tổ chức đấu thầu, chất lượng công trình, dịch vụ, hàng hóa mà nhà thầu cung cấp có ý nghĩa đặc biệt quan trọng.